Quante volte ci siamo ritrovati davanti al monitor che visualizza le email cercando una risposta che non arriva? Oppure a volte clicchiamo su una email già letta, ricordiamo che richiede una sorta di risposta complicata e si richiude rapidamente. La fine della storia arriva dopo uno o due anni, quando ci si dà il permesso di cancellare la mail, a volte stampandola. La posta elettronica, la forma più quotidiana di comunicazione elettronica, è più importante che mai, con così tante persone che lavorano a distanza in isolamento. E ha il potere di spaventare le persone in mille modi diversi.
Posta elettronica e vita quotidiana
Con la vita in overdrive per molti di noi in questi giorni, raccogliere la forza d’animo emotiva per la risposta perfetta è diventanto ancora più stressante. Mesi trascorsi a istruire i figli a casa e cercare di decifrare quali attività sono protette da Covid ci lasciano paralizzati di fronte all’ennesima e-mail che ci chiede una decisione. Come trasmetti gratitudine, calore e quel sentimento di “messaggio ricevuto” senza sembrare prolisso o trascurare di rendere giustizia al dispaccio iniziale? In quanto tempo devi rispondere? Qual è il momento esatto che ti assicura di non perseguitare il mittente? Ci si sente solo sotto pressione. A questo punto, anche le note elogiative nella nostra casella di posta accendono l’ansia. La nostra risposta deve riflettere quel complimento. E sorgono le domande.
Cosa dico?
Una strategia recente ha aiutato: rispondere il più rapidamente possibile. Ritiene che la velocità compensi eventuali carenze di contenuto. Daniel Post Senning, autore di “Emily Post’s Manners in a Digital World” e pronipote del guru delle buone maniere, afferma che abbiamo 24 ore per rispondere a un’email, ma essere più scattanti può dare un vantaggio. Imita la formalità della nota originale nella tua risposta, adattando cose come il tuo saluto, un “ciao” casuale contro un “Caro signor Johnson”, in modo che corrispondano. Se l’email si riversa in una lunga catena, parte di quella struttura svanirà naturalmente. Ma puoi fare cose come iniziare la tua risposta con le iniziali del destinatario per mantenere una connessione. “Rivolgiti alla loro umanità“, dice Senning. “Rende molto più probabile che la cosa che dici dopo venga interpretata in un modo che non sia impegnativo.” In un mondo in cui siamo bombardati da notifiche apparentemente infinite, testi e tweet, commenti di Instagram, Mi piace di Facebook e molti avvisi Slack, un’e-mail può sembrare precisa e formale, come un vero impegno, afferma Senning. La permanenza e la chiarezza del mezzo lo rendono anche rischioso.
Non pensare troppo
“Se dici qualcosa che potenzialmente potrebbe andare nel verso sbagliato di persona, si dissolve. Anche le persone non lo ricordano “, afferma Andrew Brodsky, professore di management presso l’Università del Texas presso la business school di Austin, che si occupa di comunicazione virtuale sul posto di lavoro. “Il problema dell’email è che è indiscutibilmente lì.” Pensare troppo potrebbe solo peggiorare le cose. Un documento di lavoro del Dr. Brodsky rileva che più a lungo i partecipanti alla ricerca, in questo caso agenti immobiliari e broker ipotecari, perdono tempo per un messaggio, meno ha funzionato. “Diventi ansioso. Ti sei quasi esaurito. Inizi solo a creare messaggi eccessivi al punto che finiscono per essere dannosi “, afferma il dott. Karl Ostroski, un consulente a Chicago, fa affidamento su un ritardo di cinque minuti programmato nel suo Microsoft Outlook per rilevare problemi come allegati mancanti prima dell’invio. “Lo manderò e penserò, ugh, non mi piace come suonava. Fammi tornare indietro e riformularlo“. Si concede un respiro in più con “l’e-mail di conferma”, una risposta rapida e breve in cui assicura al destinatario di aver visto la loro nota e risponderà più tardi nella settimana dopo averla completamente digerita. È un modo per offrire una tregua all’altra persona, dice, calmando l’ansia che potrebbero avere sulla richiesta.
Utilizziamo frasi espansive
Forse ora è il momento di abbracciare il calore e la vulnerabilità sfrenati. Catherine Newman, l’autrice di “How to Be a Person” di Amherst, Mass., si è ritrovata a optare per frasi espansive nelle e-mail. Per esempio si potrebbe scrivere “Felicemente!” invece del tradizionale “ok”. “È tutto così brutto per la maggior parte del tempo in questo momento“, dice. “Qualcosa che brilli anche solo per un minuto sembra la nostra migliore scommessa”. E che dire di quell’email a cui eviti di rispondere, anche per mesi. È mai troppo tardi? “Fallo“, dice il signor Senning. “No, non è così bello come se fossi entrato lì in modo tempestivo”, riconosce. “Ma non lasciare che questo ti impedisca di raccogliere i frutti che ci sono da raccogliere.”
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Linee di riferimento: non sai come trasmettere la tua gratitudine? Prova “Questo ha davvero reso la mia giornata migliore” o “È stato un piacere“. Se ti senti sopraffatto da una nota scritta particolarmente bene, dì: “Sei uno scrittore incredibile; Mi meraviglio del tuo dono.” Ritorno alle basi: le frasi semplici possono essere potenti. Non dimenticare di usare: grazie, per favore, sei il benvenuto, scusami, mi scuso. Sii conciso: se stai iniziando un terzo paragrafo lungo, prendi in considerazione la possibilità di sollevare il telefono.
