9 consigli per migliorare la produttività che vi aiuteranno a cancellare la lista delle cose da fare

Non c’è niente di meglio della soddisfazione di cancellare un compito dalla mia lista di cose da fare (tranne forse i biglietti per Taylor Swift). Moltiplicate questa sensazione per dieci nei giorni in cui cancello ogni voce dalla mia lista di cose da fare e posso dire con certezza di aver avuto una giornata produttiva. Ma purtroppo le giornate di lavoro produttive non sono sempre la norma. Ci sono molte cose che possono influenzare la nostra produttività, come le richieste dell’ultimo minuto, le distrazioni, gli eventi della vita e molto altro. Quindi, se sappiamo che essere produttivi e provare quel senso di realizzazione ci fa sentire bene, aumenta il morale e ci aiuta a raggiungere i nostri obiettivi, come possiamo assicurarci di avere giornate più produttive? Condivido nove efficaci consigli per migliorare la produttività, che vi aiuteranno a portare a termine le cose e a godervi la sensazione di una lista di cose da fare completata!

9 consigli per migliorare la produttività

Migliorare la produttività può essere più semplice di quanto si pensi. Si comincia con le piccole cose che potete fare per impostare voi stessi e la vostra giornata lavorativa in modo da avere successo.

1. Razionalizzare lo spazio di lavoro
   Una giornata di lavoro produttiva inizia prima ancora di aprire il computer. Per migliorare la vostra produttività, iniziate a razionalizzare il vostro posto di lavoro. Ciò significa che l’area in cui lavorate deve essere la migliore possibile per garantirvi il successo. Assicuratevi che la vostra scrivania sia libera dal disordine. Tenete a portata di mano tutto ciò che vi serve per la giornata, in modo da non dovervi alzare continuamente per cercare qualcosa. Questo include tutto ciò che potrebbe servirvi per la giornata, come il caricabatterie del computer, le cuffie, un taccuino e una penna. Se siete a casa, trovate uno spazio tranquillo che limiti le distrazioni. Creando uno spazio di lavoro efficiente, potrete concentrarvi sulla vostra lista di cose da fare e non sul disordine o sugli oggetti di cui avete bisogno.
2. Limitare le distrazioni
   Limitare le distrazioni al lavoro può essere più facile a dirsi che a farsi. Le nostre maggiori distrazioni al lavoro possono essere proprio quelle di cui abbiamo bisogno per completare le attività. Mi riferisco a Internet e ai nostri telefoni. Queste distrazioni rendono così facile perdere tempo. Sapete come funziona. Riattaccate da una telefonata e, mentre il vostro telefono è lì, decidete di controllare i social media e 15 minuti dopo dimenticate quello a cui avreste dovuto lavorare. Uno dei migliori trucchi di produttività per limitare le distrazioni è l’autoconsapevolezza per sapere quali sono le vostre maggiori distrazioni. È il telefono? Bene, mettetelo fuori portata quando non ne avete bisogno durante la giornata lavorativa. È alzarsi per parlare con i colleghi? Riservate ogni giorno un momento specifico per chiacchierare, in modo da gestire il vostro tempo in modo più efficace. Qualunque siano le vostre distrazioni (e siate onesti con voi stessi!), fate un piano per ridurle.
3. Concentratevi su un compito alla volta
   Il multitasking è un mito. Non è possibile concentrarsi su più di un compito contemporaneamente. L’unico modo per superare la lista delle cose da fare è concentrarsi su un compito alla volta. All’inizio di ogni giornata, è utile identificare le tre principali priorità. Quindi, come minimo, individuate i tre compiti che dovete portare a termine per sentire che state facendo progressi verso i vostri obiettivi. Potrebbe non sembrare che questo aumenti la vostra produttività, ma vi assicuro che la strada da percorrere è quella della lentezza e della costanza. Concentrandovi su un compito alla volta e completandone tre, sarete molto più efficaci che passando da un compito all’altro e completando solo la metà di sei compiti.
4. Fate prima il compito più difficile
   Avete presente quel compito che rimandate sempre perché temete di trovare il tempo per farlo? Fate prima quel compito. Sì, lo so che fa schifo. Ma se volete aumentare la vostra produttività al lavoro, fate prima il compito più difficile della vostra lista. Vi sentirete così realizzati una volta che l’avrete fatto e tolto di mezzo. Se avete difficoltà a iniziare, mettete un timer per 15 minuti. Dite a voi stessi che ci lavorerete per 15 minuti e se non vi sentite ancora a vostro agio, passate ad altro. Ma scommetto che una volta iniziato, il compito sarà più facile di quanto pensavate, oppure vi sentirete così bene che vorrete continuare e portarlo a termine.
5. Stabilite piccoli obiettivi
   Tutti noi abbiamo dei progetti sulla nostra lista di cose da fare che ci sembrano insormontabili. Quei progetti che sembrano impossibili e come se ci fosse così tanto da fare che si vorrebbe non fare nulla. Ma il fatto è che dobbiamo farli e il modo migliore per farlo è fissare piccoli obiettivi e portare a termine piccoli compiti. La prossima volta che non ve la sentite di affrontare un grande progetto, fermatevi e fate un elenco delle prime tre cose da fare per iniziare a fare progressi. Rimanete concentrati sull’unico passo successivo che potete fare per far avanzare il progetto e, subito dopo, vi guarderete indietro e vi accorgerete di essere a metà dell’opera.
6. Fate delle pause
   Una delle migliori ricette per migliorare la produttività sul lavoro è non lavorare. Sì, avete letto bene. Aggiungere brevi pause alla vostra giornata può essere la chiave per ottenere di più. Prendersi del tempo durante la giornata per riposare e ricaricarsi aiuta anche a ridurre lo stress e il burnout, portando a una maggiore felicità a lungo termine sul lavoro. La prossima volta che vi sentite sopraffatti o improduttivi, allontanatevi dal lavoro e fate una breve passeggiata o una rapida meditazione. Questo breve tempo può essere sufficiente per resettare la vostra giornata lavorativa e rinvigorire la vostra produttività.
7. Utilizzare blocchi di tempo
   Avete mai sentito parlare della tecnica del Pomodoro? È una tecnica di gestione del tempo in cui si lavora essenzialmente per 25 minuti, poi si fa una pausa di cinque minuti e si ripete. Questi intervalli di tempo aiutano a mantenere la concentrazione su compiti specifici per un breve periodo di tempo, in modo da poter completare la lista delle cose da fare. Se volete avere una giornata produttiva, preparate la vostra lista di cose da fare e fissate un blocco di tempo che vi sembra giusto. Forse sono 25 minuti o forse un’ora. Quindi impostate un timer e dedicatevi ai compiti da svolgere in quel determinato lasso di tempo. Anche programmare il tempo sul calendario per svolgere compiti specifici può essere utile!
8. Delegare i compiti
   Se siete nella posizione di poter delegare il lavoro, assicuratevi di sfruttare uno dei più grandi consigli per migliorare la produttività. Delegare è un’abilità. Non sempre viene naturale, soprattutto se si è un leader alle prime armi. Ma delegare il lavoro è un vantaggio per tutti. Vi libera per lavorare sulle vostre priorità e offre un’opportunità di apprendimento agli altri membri del vostro team. Se avete problemi di produttività sul lavoro, date un’occhiata approfondita alla vostra lista di cose da fare e individuate i compiti che non vi servono e che potete chiedere a qualcun altro di svolgere.
9. Stabilire dei limiti
   I limiti proteggono il nostro tempo personale e la nostra salute mentale. Se ritenete che il motivo per cui non siete più produttivi sia dovuto a distrazioni fuori dal vostro controllo, fate del vostro meglio per stabilire dei confini per proteggere il vostro tempo. Alcuni modi per farlo sono bloccare sul calendario il tempo in cui non volete essere disponibili per gli altri, in modo da potervi concentrare sul vostro lavoro, comunicare le vostre esigenze al vostro team (sia al vostro manager che ai vostri colleghi o ai vostri riporti diretti, se ne avete) e prendere delle ferie. Se siete sovraccarichi di lavoro o se state sperimentando una produttività tossica, prendetevi del tempo lontano dal lavoro per dare a voi stessi e alla vostra salute la massima priorità, è la cosa più produttiva che possiate fare. Non c’è nessun trofeo di primo posto per chi è esaurito.

Le migliori app per la produttività

Alcuni dei migliori strumenti di produttività non sono strategie o tattiche, ma applicazioni. Per completare i suggerimenti per migliorare la produttività di cui sopra, provate queste app per la produttività.

Todoist
Todoist è un’applicazione per la gestione delle attività e degli elenchi di cose da fare che aiuta a gestire il lavoro e la vita. È una risorsa utile per tenere tutto quello che dovete fare in un unico posto, in modo da poter mettere su carta quello che vi passa per la testa. Mi piace la semplicità dell’applicazione e la possibilità di collegare le attività ai calendari esistenti.

Calendario di Google
Non sottovalutate uno strumento fondamentale come il calendario. Per me, se non è sul mio calendario, non si fa. L’applicazione Google Calendar è uno strumento facile e intuitivo per organizzare le vostre giornate in modo da essere più produttivi.

Calendy
Calendy è uno strumento di automazione della pianificazione che consente di semplificare la programmazione delle riunioni. Inoltre, vi aiuta a definire i limiti del vostro tempo. Condividendo il vostro link a Calendly con gli altri, potrete eliminare il tira e molla delle e-mail e programmare solo il tempo che va bene per voi. La possibilità di semplificare la programmazione delle riunioni è per me un’arma di produttività che cambia le carte in tavola.

Freedom
L’applicazione Freedom vi aiuta a bloccare le app e i siti web che vi distraggono, in modo che possiate concentrarvi e avere la vostra giornata più produttiva. È possibile identificare le distrazioni più importanti e quindi impostare una giornata produttiva e di successo bloccandole. Mi piace la capacità dell’applicazione di programmare le sessioni. Se sapete di essere più produttivi dalle nove alle dieci del mattino, potete programmare il blocco delle app e dei siti web in quell’orario.

Streaks
Se state cercando di formare delle buone e costanti abitudini di produttività, l’app Streaks è lo strumento che fa per voi. L’app consente di tenere traccia di un massimo di 24 attività giornaliere e l’obiettivo è quello di costruire una striscia di giorni consecutivi che vi aiuterà a formare delle ottime abitudini. Adoro la soddisfazione che si prova quando si tiene traccia di un’abitudine e si segna un’attività completata ogni giorno.

Brain.fm
A volte per concentrarsi ed essere più produttivi basta l’ambiente giusto. Brain.fm è un’applicazione ricca di musica scientificamente fondata che aiuta a concentrarsi, riposare e molto altro. Ci sono migliaia di ore di musica originale che hanno dimostrato di aiutarvi a concentrarvi più velocemente e a fare di più. Brain.fm è un’ottima opzione per chi, come me, non riesce a stare seduto in silenzio tutto il giorno ma nemmeno a concentrarsi ascoltando la propria musica preferita o un podcast.

Evernote
Evernote è un’applicazione per l’organizzazione degli appunti che riunisce in un unico posto il vostro blocco note, la lista delle cose da fare e l’agenda. È possibile sincronizzare le informazioni su tutti i dispositivi e sul calendario di Google. L’applicazione vi aiuta a ottimizzare la vostra produttività avendo tutto ciò che vi serve per gestire il vostro lavoro e la vostra vita in un unico posto. Evernote vi permette di organizzare il vostro lavoro e la vostra vita nello stesso posto, e credo che questo sia il modo migliore per garantirvi giornate più produttive.

Asana
L’applicazione Asana favorisce l’efficienza e la collaborazione interfunzionale. È in grado di gestire progetti di gruppo e attività individuali, in modo da rendere i progetti di lavoro gestibili e attuabili. Mi piace la capacità dell’app di collaborare con gli altri, perché la nostra produttività è spesso influenzata dall’efficienza con cui riusciamo a lavorare insieme alle persone.

ClickUp
Simile ad Asana, ClickUp è uno strumento di gestione dei progetti che consente di collaborare con il proprio team in un unico luogo e di tenere traccia del proprio elenco di cose da fare. Poiché ognuno di noi ha preferenze diverse in fatto di interfaccia, mi piace che siano disponibili così tante collaborazioni diverse da poter trovare quella che funziona meglio per voi e per il vostro team. ClickUp è stato costruito pensando a tutti, dai team finanziari a quelli di progettazione e di vendita.

Focus To-Do
Se siete grandi fan della Tecnica del Pomodoro o se semplicemente vi piace lavorare a blocchi di tempo, Focus To-Do è un’applicazione per la gestione del tempo e delle attività facile da usare. L’applicazione è stata progettata sulla base della Tecnica del Pomodoro, quindi vi aiuterà sicuramente a concentrarvi sul compito da svolgere e a completare le attività in modo efficiente. È possibile registrare elenchi, impostare promemoria e organizzare il calendario all’interno dell’applicazione, il che mi sembra una ricetta per il successo.