La crisi scaturita a seguito del forte impatto del covid-19 sulla politica, l’economia e la società ha accelerato l’adozione di modalità lavorative “smart”, comunque protagoniste del prossimo futuro.
Sempre più di frequente, infatti, si è sentito parlare di “lavoro da remoto”, da svolgersi presso la propria abitazione o comunque senza la necessità di recarsi ogni giorno in ufficio.
Questo nuovo modello organizzativo, noto anche come “Lavoro Agile”, può presentare qualche difficoltà, è vero, ma soprattutto garantisce un’indubbia serie di risvolti positivi, tra i quali una maggiore libertà nell’organizzare il proprio tempo, nella possibilità di evitare stress e traffico nel recarsi sul posto di lavoro nonché nel gestire più responsabilmente le proprie mansioni.
Secondo l’osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano il 58% delle grandi imprese ha già introdotto iniziative concrete volte a favorire il lavoro da remoto e, ancor più interessante, è il dato secondo cui il “telelavoro” sta avendo forte riscontro anche tra le PMI.
Gli esperti stimano che con una sola giornata lavorativa a settimana un prestatore di lavoro che sfrutti queste nuove opportunità potrebbe risparmiare in media ben 40 ore di stress all’anno dovuto a spostamenti su mezzi di trasporto per raggiungere la propria sede lavorativa, con una riduzione delle emissioni di gas a effetto serra (soprattutto CO2) di circa 135 kg l’anno, a diretto beneficio per l’ambiente.
La “Digital Transformation” dei luoghi di lavoro
Principale pregio dello “smart working” è quello di fornire al lavoratore la possibilità di scegliere quando e dove lavorare. Queste nuove realtà, ampiamente sperimentate in Paesi quali Cina e Stati Uniti, sono rese possibili soprattutto grazie al supporto e allo sviluppo del mercato delle tecnologie digitali impegnate ogni giorno a offrire soluzioni sempre più innovative in materia di sicurezza dei dati, raccolta in database “virtuali” e libera disponibilità degli stessi, da remoto e anche su dispositivi diversi.
Il Ministero del Lavoro e delle politiche sociali è in prima linea nell’agevolare l’adozione di tali modalità esecutive del rapporto (subordinato e non) perché, come si è osservato, conciliare al meglio le esigenze e i tempi di vita e di lavoro dei dipendenti ne incrementa notevolmente la produttività.
In un mondo sempre più connesso, questa rivoluzione per dirsi compiuta dovrà essere in grado di garantire lo scambio tra soggetti, spazi e processi lavorativi, soprattutto fornendo strumenti idonei a permettere la comunicazione e la collaborazione tra lavoratori.
Ecco, quindi, una serie di consigli pratici per non trovarsi impreparati rispetto alle nuove frontiere del mercato del lavoro.
1. Comprendere la tecnologia
Tutti i programmi per le videochiamate hanno le stesse funzionalità di base: un pulsante per la disattivazione dell’audio, un’opzione di condivisione dello schermo (per consentire agli altri utenti di vedere la schermata del proprio computer o tablet) e una funzione chat per messaggistica istantanea.
Il primo consiglio è di disattivare l’audio del microfono mentre non si sta parlando (ricordandosi di riattivarlo prima del proprio intervento). Se non si ha molta pratica o si teme di sbagliare potrebbe essere utile esercitarsi videochiamando parenti o amici.
2. Prendere nota.
Il digitale, per quanto innovativo, probabilmente non riuscirà a soppiantare carta e penna tanto facilmente. Una pratica molto utile – anche per facilitare il lavoro successivo – è quella di prendere nota e appuntarsi i passaggi chiave della conversazione.
Questo permetterebbe anche di evitare brutte figure e dover chiedere di ripetere ai colleghi (o peggio, al proprio capo) quanto detto.
Tale abitudine si rivela utile anche per un altro motivo: secondo l’esperto comportamentale André Spicer, della Cass Business School, “I maschi tendono a monopolizzare la conversazione e ciò a maggior ragione nelle videochiamate”.
L’esperto, poi, suggerisce di iniziare ogni riunione streaming chiarendone scopi, tempi e obiettivi: “Questo è lo scopo della riunione/questo è quanto tempo abbiamo/dedicheremo tot tempo a ciascun argomento”.
3. Vestirsi in maniera appropriata
Potrebbe sembrare banale ma lavorare da casa non può esentare dal tenere un abbigliamento decoroso. È necessario mantenere la propria professionalità soprattutto curando il proprio aspetto, parametro principale in base al quale i colleghi formeranno il loro giudizio su di noi.
Altrettanto importante è essere consapevoli di ciò che gli altri utenti intravedono alle nostre spalle: secondo Spicer uno sfondo neutro sarebbe da preferire, perché permette di distrarsi meno facilmente.
4. Attenzione alla spersonalizzazione delle relazioni
La tecnologia potrebbe “disumanizzare” le interazioni personali trasformando gli utenti in “zombie”, come ama definirli Gianpiero Petriglieri, professore associato di comportamento organizzativo presso la San Francisco Business School (INSEAD).
Secondo Petriglieri durante una videoconferenza le persone potrebbero “dissociarsi” più facilmente dal contenuto degli argomenti trattati.
Per evitare ciò, l’esperto consiglia di ricorrere alle riunioni streaming solo quando assolutamente necessario, sebbene tale consiglio sia seguito raramente.
In Europa, ad esempio, si stima che un dipende medio trascorra 13 giorni all’anno in riunioni, molte delle quali inutili.
Inoltre, è bene essere selettivi sugli inviti: Bruce Daisley, autore del bestseller “La gioia del lavoro”, consiglia di contattare “il minor numero di persone possibile”. Per lo scrittore “Quando hai 50 volti delle dimensioni di un francobollo che appaiono sul tuo schermo è impossibile sentirsi connessi. E quando non conosci tutti nella riunione parli meno francamente”.
5. Le buone maniere
Mantenersi concentrati sugli argomenti della discussione ed evitare di navigare sui social network è di fondamentale importanza tanto in ufficio quanto a casa.
Si consiglia anche di disattivare i suoni di tastiera e di selezionare l’opzione della rimozione dei rumori di fondo per favorire la concentrazione di quanti presenzino alla riunione.
Nel caso di riunioni “miste”, in cui solo alcuni lavoratori siano collegati da remoto, è indispensabile essere consapevoli delle inevitabili differenze di partecipazione e intervento dei due gruppi.
Per evitare quella che Petriglieri definisce “asimmetria estrema” diventa necessario un maggiore sforzo di “inclusione” da parte di tutti. L’esperto ha chiarito che “è facile ignorare le persone fisicamente assenti nella sala durante la conversazione”, per questo è bene che i lavoratori in collegamento video alzino la mano quando intendano intervenire.
6. Attenzione alle chat private
Gran parte delle interazioni umane avviene tramite la comunicazione non verbale. Con le riunioni online queste “sottigliezze” comunicative (uno sguardo, un cenno, una posizione, etc.) vanno inevitabilmente perse, motivo per cui è prassi comune intavolare chat parallele tra colleghi affiatati.
Questo comportamento, tuttavia, può essere molto rischioso non solo perché rimane testimonianza scritta ma soprattutto perché – avverte Spicer – i messaggi inviati su un server aziendale “Possono essere letti dai datori di lavoro”.
Inoltre è bene tenere presente che quanto condiviso con alcuni colleghi durante il collegamento può essere accessibile a tutti gli altri utenti.
7. Mantenere il “calore umano”
“La cosa interessante del telelavoro” afferma Daisley “è che le persone pensano sempre che sia migliore”.
Al contrario, secondo i dati biometrici raccolti dai ricercatori in un recente studio “I livelli di stress delle persone sono maggiori quando lavorano in remoto”. Il motivo, secondo Daisley, è che i soggetti siano più propensi a ritenere che “il capo non si fidi” e di non piacere al team.
Amy Baily è la responsabile di un’azienda che gestisce da casa sua, in California, un team di 10 “telelavoratori”. Intervistata dal Guardian, l’esperta ha spiegato che, essendo assunta da un’azienda in cui l’80% dei dipendenti lavora da remoto, lei stessa si trovi a prediligere le interazioni personali tra colleghi attraverso lo strumento delle videochiamate anziché della posta elettronica.
Baily, tuttavia, ha evidenziato che “Come ogni tecnologia, la videochiamata è neutrale”: la differenza, secondo lei, sta nel modo in cui essa viene adoperata.
Di certo è ragionevole quello che consiglia: “Non chiacchierare a vanvera, non perdere tempo o parlare per il gusto di farlo e otterrai il massimo risultato“.
